Kontaktdaten in Kopf- und Fußzeile: Was ein ATS damit macht

Viele Lebenslauf-Vorlagen setzen Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail in die Kopfzeile von Word. Das sieht ordentlich aus, weil die Daten auf jeder Seite oben stehen und den Inhalt nicht verschieben. Für ein Bewerbermanagement-System ist genau dieser Bereich aber eine Schwachstelle. Im schlimmsten Fall kommt dein Lebenslauf vollständig im System an, nur ohne die Angaben, über die man dich erreicht.

Warum Kopf- und Fußzeilen ein eigener Bereich sind

In einer Word-Datei (.docx) liegt der normale Text in einem anderen Teil der Datei als Kopf- und Fußzeilen. Word speichert sie getrennt und blendet sie beim Anzeigen nur oben und unten auf jeder Seite ein. Ein Parser, der den Lebenslauf ausliest, muss diese Bereiche also gezielt mitlesen. Manche Systeme tun das, andere behandeln sie als Nebensache oder lassen sie ganz weg. Welches Verhalten ein bestimmtes Portal zeigt, legen Hersteller und Unternehmen fest, und von außen siehst du es nicht.

Wie ein Parser insgesamt vorgeht, von der Textextraktion bis zur Feldzuordnung, erklärt der Artikel Wie ein ATS-Parser deinen Lebenslauf liest.

Und im PDF?

Exportierst du den Lebenslauf als PDF, gibt es keine Kopfzeile als eigenen Bereich mehr. Der Text steht einfach oben auf jeder Seite. Das klingt nach einer Lösung, ist aber nur eine halbe. Manche Parser erkennen Text, der auf mehreren Seiten an derselben Stelle wiederkehrt, als Kopf- oder Fußzeile und filtern ihn heraus, damit er nicht dreimal im Profil landet. Steht dort deine Telefonnummer, verschwindet sie mit.

Dazu kommt ein zweites Problem: Auf Seite 1 steht die wiederholte Kopfzeile vor deinem eigentlichen Inhalt, auf Seite 2 mitten im Werdegang. Ein Parser, der den Text von oben nach unten liest, findet dann deinen Namen und deine Adresse plötzlich zwischen zwei Berufsstationen.

Was dabei verloren gehen kann

• Telefonnummer und E-Mail: Fehlen sie im Profil, muss der Recruiter die Originaldatei öffnen, um dich zu erreichen.
• Der Name: Wird er nicht erkannt, nimmt das System manchmal die erste Zeile im Textkörper, etwa „Lebenslauf“ oder dein Kurzprofil.
• Wohnort: Viele Recruiter filtern den Bewerberpool nach Ort. Steht der Ort nur in der Kopfzeile, fällst du bei dieser Suche eventuell durch.
• LinkedIn-Link: Er landet entweder gar nicht im Profil oder als Text an einer Stelle, an der ihn niemand erwartet.

Bei Formular-Portalen trägst du Name und Kontaktdaten ohnehin selbst ein. Trotzdem lohnt sich der saubere Aufbau: Bei vielen Systemen wird das Formular aus dem Lebenslauf vorbefüllt, und der Recruiter sieht später oft auch den ausgelesenen Text.

So sieht ein sicherer Kopfbereich aus

Name und Kontaktdaten gehören in die ersten Zeilen des normalen Textes auf Seite 1. Jede Angabe als lesbarer Text, ohne Symbole als Ersatz für Beschriftungen:

Maria Beispiel
Musterstraße 12, 1100 Wien
+43 660 1234567 · maria.beispiel@example.com
linkedin.com/in/maria-beispiel

Das kannst du genauso gestalten wie vorher: größere Schrift für den Namen, eine Akzentfarbe, eine dünne Linie darunter. Entscheidend ist nur, dass es Fließtext ist und kein Inhalt der Kopfzeile, kein Textfeld und keine Tabelle.

Schritt für Schritt umziehen in Word

1. Doppelklick in den oberen Seitenrand öffnet die Kopfzeile. Markiere Name und Kontaktdaten und schneide sie mit Strg + X aus (am Mac Cmd + X).
2. Schließe die Kopfzeile mit einem Doppelklick in den normalen Text oder mit der Taste Esc.
3. Setz den Cursor ganz an den Anfang von Seite 1, füge mit Strg + V ein und wähle bei den Einfügeoptionen „Nur den Text übernehmen“. So kommen keine versteckten Rahmen oder Tabellen aus der Vorlage mit.
4. Formatiere die Zeilen neu, etwa den Namen in größerer Schrift.
5. Prüfe, ob noch etwas in der Kopfzeile steht. Über Einfügen > Kopfzeile > Kopfzeile entfernen löschst du sie vollständig. Dasselbe gilt für die Fußzeile unter Einfügen > Fußzeile.
6. Kontrolliere, ob die Vorlage für die erste Seite eine eigene Kopfzeile hat (Option „Erste Seite anders“). Dann musst du beide Varianten leeren.

Was in Kopf- und Fußzeile bleiben darf

Nicht alles muss raus. Unkritisch sind Angaben, die das System nicht braucht:

• Seitenzahlen in der Fußzeile, etwa „Seite 2 von 2“.
• Dein Name auf Folgeseiten, solange er zusätzlich oben auf Seite 1 im normalen Text steht.
• Eine dezente Linie oder Farbfläche als Gestaltungselement.

Die Regel lautet also nicht „Kopfzeile verboten“, sondern: Nichts, was im Bewerberprofil ankommen soll, darf nur in der Kopf- oder Fußzeile stehen.

Kontaktdaten selbst sauber schreiben

Wenn du die Daten schon umziehst, schau gleich auf die Schreibweise. Die Telefonnummer mit Ländervorwahl (+43, +49, +41) ist für Portale in allen drei Ländern eindeutig. Die E-Mail-Adresse gehört als Text in die Zeile, nicht nur als Brief-Symbol mit Link dahinter. Und der Ort sollte mit Postleitzahl dastehen, damit ihn das System als Wohnort erkennt. Weitere Grundregeln findest du im Artikel ATS-konformer Lebenslauf.

So prüfst du das Ergebnis

Lade die neue Fassung in den kostenlosen ATS-Check. Er liest bei Word-Dateien auch Kopf- und Fußzeilen aus, erkennt bei PDFs Text, der auf mehreren Seiten an derselben Stelle wiederkehrt, und meldet, wenn deine Kontaktdaten nur dort stehen. Außerdem prüft er, ob er Name, E-Mail und Telefonnummer im normalen Text findet. Die Datei verlässt dabei dein Gerät nicht.