Abschnitts-Überschriften im Lebenslauf: Welche ein ATS sicher erkennt

Für dich sind Überschriften Gliederung, für ein Bewerbermanagement-System sind sie Wegweiser. Der Parser teilt deinen Lebenslauf an ihnen in Abschnitte und entscheidet danach, ob eine Zeile zur Berufserfahrung, zur Ausbildung oder zu den Kenntnissen gehört. Kreative Titel sehen originell aus. Erkennt die Software sie aber nicht, rutscht ein ganzer Block in den falschen Teil des Profils. Die Lösung kostet dich zehn Minuten.

Warum Überschriften für den Parser so wichtig sind

Ein Parser arbeitet sich in Schritten durch deine Datei: Text holen, Lesereihenfolge festlegen, Abschnitte erkennen, Felder zuordnen. Wie das im Detail abläuft, erklärt der Artikel Wie ein ATS-Parser deinen Lebenslauf liest. Beim Erkennen der Abschnitte sucht die Software nach Zeilen, die wie eine bekannte Überschrift aussehen. Alles bis zur nächsten erkannten Überschrift rechnet sie diesem Abschnitt zu.

Wie wichtig gerade Werdegang und Ausbildung sind, zeigt ein Beispiel: Für Workday ist dokumentiert, dass die Funktion „Upload My Experience“ aus dem hochgeladenen Lebenslauf Ausbildung und Berufserfahrung übernimmt (Workday-Dokumentation). Wird die Überschrift über deinem Werdegang nicht erkannt, können diese Felder leer bleiben, oder deine Stationen landen bei der Ausbildung.

Die vier Abschnitte, die jeder Lebenslauf braucht

Für eine Bewerbung über ein Portal reichen vier Kernabschnitte. Diese Bezeichnungen sind eindeutig und in Österreich, Deutschland und der Schweiz gleichermaßen üblich:

• Berufserfahrung, alternativ „Beruflicher Werdegang“ oder „Berufspraxis“
• Ausbildung, alternativ „Bildungsweg“ oder „Aus- und Weiterbildung“
• Kenntnisse, alternativ „Kompetenzen“, „Fachkenntnisse“ oder „IT-Kenntnisse“
• Sprachen, alternativ „Sprachkenntnisse“ oder „Fremdsprachen“

Dazu kommen optionale Abschnitte, die ebenfalls verbreitet sind: „Kurzprofil“ oder „Profil“ ganz oben und „Weiterbildungen“ oder „Zertifikate“ für Kurse und Prüfungen. Mehr brauchst du nicht. Jeder zusätzliche Fantasie-Abschnitt ist eine weitere Stelle, an der die Software raten muss.

Englische Überschriften für internationale Unternehmen

Bewirbst du dich auf Englisch, nimm die englischen Standardbegriffe:

• Work Experience oder „Professional Experience“
• Education
• Skills
• Languages
• dazu „Summary“ oder „Profile“ und „Certifications“

Bleib innerhalb eines Lebenslaufs bei einer Sprache. Eine Mischung aus „Berufserfahrung“ und „Skills“ wirkt unaufgeräumt, und du machst es der Software unnötig schwer. Für ein englischsprachiges Portal lohnt sich eine vollständig englische Fassung.

Österreich, Deutschland, Schweiz: gleiche Überschrift, anderer Inhalt

Die Kernbegriffe sind in allen drei Ländern gleich. Unterschiede gibt es beim Inhalt: In Österreich steht unter „Ausbildung“ oft der Lehrabschluss oder die Matura, in Deutschland das Abitur oder die abgeschlossene Berufsausbildung, in der Schweiz das Eidgenössische Fähigkeitszeugnis (EFZ) oder die Berufsmaturität. Die Überschrift bleibt trotzdem „Ausbildung“.

Schreib Abschlüsse mindestens einmal aus, statt nur die Abkürzung zu verwenden, etwa „Eidgenössisches Fähigkeitszeugnis Kauffrau EFZ“ oder „Lehrabschluss Bürokaufmann“. Wer im Bewerberpool nach dem ausgeschriebenen Begriff sucht, findet eine reine Abkürzung sonst nicht.

Überschriften, die Probleme machen

Riskant sind vor allem Titel, die nach Gestaltung klingen statt nach Inhalt:

• „Mein Weg“, „Stationen“ oder „Was ich bisher gemacht habe“ statt „Berufserfahrung“
• „Was ich kann“, „Superkräfte“ oder „Toolbox“ statt „Kenntnisse“
• „Wo ich gelernt habe“ statt „Ausbildung“
• „Ich spreche“ statt „Sprachen“

Ebenso heikel sind Überschriften, die nur aus einem Symbol bestehen, etwa ein Koffer-Icon über dem Werdegang. Das Icon ist für die Software unsichtbar. Für sie gibt es an dieser Stelle gar keine Überschrift.

So setzt du Überschriften technisch richtig

Neben dem Wortlaut zählt, wie die Überschrift im Dokument steht:

1. Eigene Zeile: Die Überschrift steht allein in ihrer Zeile. „Berufserfahrung: 12 Jahre im Einkauf“ ist keine Überschrift mehr, sondern ein Satz.
2. Kurz halten: Ein bis drei Wörter reichen. Ein Doppelpunkt am Ende schadet nicht.
3. Echter Text: Keine Grafik, kein Textfeld, keine Tabellenzelle. Wie du Textfelder und Tabellen auflöst, steht im Artikel Tabellen und Textfelder in Word.
4. Formatvorlage nutzen: In Word weist du Überschriften am besten über Start > Formatvorlagen > Überschrift 1 zu. In der .docx ist die Zeile dann auch strukturell als Überschrift markiert. Ob ein bestimmtes System diese Information nutzt, hängt vom Hersteller ab, schaden kann es nicht.
5. Einheitlich gestalten: Jede Abschnitts-Überschrift sieht gleich aus. Farbe, Größe und Schrift darfst du frei wählen.

Großbuchstaben wie „BERUFSERFAHRUNG“ sind kein Problem, solange die Buchstaben als Text vorliegen. Vorsicht bei gesperrter Schrift mit echten Leerzeichen zwischen den Buchstaben, also „B E R U F S E R F A H R U N G“. Daraus werden für die Software lauter einzelne Buchstaben. Wenn du den Abstand magst, stell ihn in Word über Start > Schriftart > Erweitert > Abstand ein. Dann bleibt das Wort ein Wort.

Reihenfolge der Abschnitte

Üblich und gut lesbar ist: Name und Kontaktdaten, Kurzprofil, Berufserfahrung, Ausbildung, Weiterbildungen, Kenntnisse, Sprachen. Wer gerade erst ins Berufsleben startet, stellt die Ausbildung oft vor die Berufserfahrung. Beides funktioniert, solange jeder Abschnitt eine erkennbare Überschrift hat.

Kontaktdaten brauchen keine eigene Überschrift wie „Persönliche Daten“. Sie stehen einfach unter deinem Namen, und zwar im normalen Text, nicht in der Kopfzeile. Warum, erklärt der Artikel Kontaktdaten in Kopf- und Fußzeile.

So prüfst du deine Überschriften

Lade deinen Lebenslauf in den kostenlosen ATS-Check. Er sucht die vier Kernabschnitte Berufserfahrung, Ausbildung, Kenntnisse und Sprachen auf Deutsch und Englisch, zeigt dir, welche er erkannt hat, und meldet, wenn einer fehlt. Fehlt „Berufserfahrung“ oder „Ausbildung“, gilt das als kritisch, bei Kenntnissen und Sprachen als Hinweis. Die Datei verlässt dabei dein Gerät nicht. Weitere Grundregeln stehen im Artikel ATS-konformer Lebenslauf.