Lebenslauf für Büro und Assistenz: Office-Kenntnisse und Software richtig angeben

In fast jeder Stellenanzeige für Büro, Sekretariat oder Assistenz steht „sehr gute MS-Office-Kenntnisse“. In fast jedem Lebenslauf steht als Antwort darauf „MS Office“. Beide Zeilen sagen wenig. Wer Bewerbungen für eine Bürostelle liest, will wissen, ob du einen Serienbrief aufsetzen kannst, ob du schon eine Auswertung in Excel gebaut hast und in welchem Programm du Rechnungen oder Aufträge erfasst hast. Hier steht, wie du Lehre und Ausbildung bezeichnest, wie du Software mit erkennbarem Niveau angibst und wie eine Bürostation aussieht, die man nicht überliest.

Bürokaufmann, Büromanagement oder Quereinstieg

In Österreich heißt der Lehrberuf Bürokaufmann oder Bürokauffrau, die Lehrzeit beträgt drei Jahre (BMWET: Lehrberuf Bürokaufmann/Bürokauffrau). Viele Bürokräfte in Österreich kommen auch über die Handelsschule oder die Handelsakademie. Dann steht die Schule unter „Ausbildung“ und die Bürostationen tragen den Rest.

In Deutschland heißt die Ausbildung Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement. Sie dauert drei Jahre, so steht es in § 2 der Ausbildungsverordnung, die 2025 neu gefasst wurde (gesetze-im-internet.de: BüroMKfAusbV § 2). Wer vor 2014 gelernt hat, hat oft noch eine ältere Bezeichnung im Zeugnis. Schreib immer die Bezeichnung, die auf deinem Abschlusszeugnis steht. Eine Bezeichnung, die nur moderner klingt, gehört nicht hinein.

09/2019 – 08/2022
Lehre Bürokauffrau
Lehrabschlussprüfung mit ausgezeichnetem Erfolg, Beispiel Bau GmbH, St. Pölten

08/2020 – 06/2023
Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement
Abschlussprüfung IHK, Beispiel Versand GmbH, Bielefeld

Bist du ohne Bürolehre ins Büro gekommen, etwa aus dem Handel oder der Gastronomie, nimm als Jobtitel die Bezeichnung aus deinem Dienstzeugnis oder Arbeitszeugnis: „Sachbearbeiterin Auftragsabwicklung“, „Assistenz der Geschäftsführung“, „Mitarbeiter Empfang“. Was du kannst, zeigen die Zeilen darunter.

Office-Kenntnisse mit Aufgaben statt Sternen

Fünf Sterne neben „Excel“ oder ein Balken bei 80 Prozent sagen niemandem, was du in Excel tust. Ein Bewerbungsportal liest Sterne und Balken außerdem nicht als Text, die Einstufung geht beim Einlesen verloren. Schreib zu jedem Programm, das in der Anzeige steht, eine Zeile mit den Dingen, die du darin wirklich gemacht hast.

Word: Serienbriefe, Formatvorlagen, Vorlagen für Angebote und Protokolle
Excel: SVERWEIS, Pivot-Tabellen, monatliche Auswertung der Aufträge
Outlook: Terminkoordination für drei Führungskräfte, gemeinsame Postfächer
PowerPoint: Präsentationen nach Firmenvorlage für Kundentermine

Ein typischer Fehler ist die Zeile „MS Office (sehr gut)“. Sie lässt offen, was „sehr gut“ bei dir heißt. Besser: „Excel: Pivot-Tabellen und SVERWEIS für die monatliche Umsatzliste“. Daraus liest eine Personalabteilung ein Niveau ab, ohne dass du es behaupten musst.

Hast du den Computerführerschein ICDL (früher ECDL), schreib die Stufe und das Jahr so, wie sie im Zertifikat stehen. Suchst du eine Stelle mit englischer Anzeige, nimm die englischen Funktionsnamen dazu, also „VLOOKUP“ statt „SVERWEIS“. Verwendet die Anzeige „MS Office“ und du schreibst nur „Microsoft 365“, findet dich eine Stichwortsuche im Bewerberpool unter Umständen nicht. Übernimm den Begriff aus der Anzeige einmal wörtlich. Wie das mit anderen Begriffen aus der Anzeige geht, steht im Artikel Keywords aus der Stellenanzeige.

Fachprogramme beim Namen nennen

Office kann fast jede Bewerberin. Ein Fachprogramm, das der Betrieb schon nutzt, verkürzt die Einarbeitung und ist oft der Grund, warum deine Bewerbung in den kleineren Stapel kommt. Nenn deshalb jedes Programm mit Namen und mit dem Bereich, in dem du es benutzt hast.

SAP: Auftragserfassung und Lieferscheine
BMD: Erfassung von Eingangsrechnungen, Mahnläufe vorbereitet
DATEV Unternehmen online: Belege hochgeladen und zugeordnet
Salesforce: Kundendaten gepflegt, Anfragen weitergeleitet

Schreib nicht „ERP-Kenntnisse“, wenn du ein bestimmtes System kennst. Und schreib kein System hinein, das du nur einmal gesehen hast. Im Vorstellungsgespräch fragt man genau danach.

Was unter einer Bürostation stehen muss

Bürostellen sehen von außen gleich aus und sind innen sehr verschieden. Die Assistenz in einer Anwaltskanzlei macht andere Dinge als die Sachbearbeitung in einem Großhandel. Deshalb reicht der Jobtitel nicht. Unter jede Station gehören drei bis fünf Zeilen aus diesen Bereichen, soweit sie auf dich zutreffen: Korrespondenz, Termine und Reisen, Auftragsabwicklung, Rechnungen und Mahnwesen, Ablage und Dokumentenverwaltung, Empfang und Telefon, Personalverwaltung.

Jede Zeile bekommt einen Umfang oder ein Werkzeug. Aus „Terminverwaltung“ wird „Termin- und Reiseplanung für zwei Geschäftsführer in Outlook“. Aus „Rechnungswesen“ wird „Eingangsrechnungen geprüft und an die Buchhaltung übergeben“. Wie du solche Zeilen baust, zeigt der Artikel Aufgaben im Lebenslauf formulieren mit Beispielen aus zwölf Berufen.

Ein Beispiel mit zwei Stationen

So kann der Abschnitt „Berufserfahrung“ für eine Bürokraft in Österreich aussehen. Person, Firmen und Orte sind erfunden.

03/2021 – heute
Assistentin der Geschäftsführung
Beispiel Technik GmbH, Linz
- Termin- und Reiseplanung für zwei Geschäftsführer in Outlook
- Angebote und Auftragsbestätigungen in SAP erfasst
- Eingangsrechnungen geprüft und an die Buchhaltung in BMD übergeben
- Protokolle der wöchentlichen Leitungsrunde geschrieben und verteilt

09/2017 – 02/2021
Bürokauffrau
Beispiel Handel GmbH, Wels
- Empfang und Telefonzentrale für rund 40 Mitarbeitende
- Bestellungen bei Lieferanten ausgelöst und Liefertermine überwacht
- Mahnungen vorbereitet und Zahlungseingänge abgeglichen

Für Deutschland sieht das genauso aus, nur mit deutschen Bezeichnungen und Programmen. Achte darauf, dass jeder Zeitraum als Monat und Jahr dasteht. Ein Bewerbungsportal liest 03/2021 sicher aus, „seit Frühjahr 2021“ dagegen nicht.

Zahlen helfen, wenn sie stimmen: Zahl der betreuten Führungskräfte, Mitarbeitende am Standort, Rechnungen im Monat. Erfinde keine Zahl. Weißt du sie nicht genau, schreib „rund“ oder lass sie weg.

Tippen, Sprachen und Führerschein

Hast du einen Tastschreib-Kurs mit Zertifikat, gehört er mit Jahr unter „Weiterbildungen“. Anschläge pro Minute schreibst du nur hinein, wenn sie gemessen und bestätigt wurden. Eine geschätzte Zahl hilft dir nicht, wenn die Firma einen Schreibtest macht.

Sprachen gibst du mit Niveau nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen an: „Englisch B2“, „Kroatisch C1“. Eine Sprache, die du am Telefon mit Kunden sprichst, ist für ein Büro mit Kundenkontakt viel wert. Schreib das dazu: „Kroatisch C1, Kundentelefonate mit Lieferanten in Zagreb“.

Den Führerschein B nennst du, wenn die Stelle Botengänge, Bankwege oder Fahrten zwischen Standorten erwähnt. Sonst kann er weg.

Bevor du dich bewirbst

Leg die Stellenanzeige neben deinen Lebenslauf. Markier jedes Programm und jede Aufgabe, die dort steht. Jeder markierte Begriff sollte in deinem Lebenslauf mindestens einmal vorkommen. Am besten in einer Zeile, die zeigt, wofür du ihn verwendet hast. Begriffe, die du nicht belegen kannst, lässt du weg.

Ob dein Lebenslauf danach auch technisch sauber ist, also einspaltig, mit erkennbaren Überschriften und lesbaren Datumsangaben, zeigt dir der kostenlose ATS-Check direkt im Browser. Willst du deine Stationen lieber erzählen als selbst formulieren, kannst du deinen Lebenslauf mit Toni erstellen. Der KI-Assistent macht aus deinen Angaben solche Zeilen und fragt nach, wenn ein Programm oder ein Umfang fehlt.