Nach dem Hochladen: Vorausgefüllte Formularfelder prüfen und korrigieren

Du lädst deinen Lebenslauf in ein Bewerbungsportal und ein paar Sekunden später ist das Formular schon ausgefüllt: Name, Adresse, Stationen, Ausbildung. Das spart Zeit, aber genau hier entstehen viele Fehler. Was im Formular steht, landet im Bewerberprofil. Dieses Profil sieht der Recruiter oft zuerst.

Was beim Vorausfüllen passiert

Viele Bewerbermanagement-Systeme bieten eine Funktion an, die den hochgeladenen Lebenslauf ausliest und die Felder des Formulars befüllt. Workday nennt den Knopf auf Karriereseiten zum Beispiel „Autofill with Resume“. Das Unternehmen kann ihn in der Konfiguration ein- oder ausblenden (Workday-Doku: Create Job Application Templates). In der Beschreibung des Resume Parsing schreibt Workday, dass Felder aus dem Lebenslauf befüllt werden und die Daten überprüft werden können. Ausdrücklich nicht automatisch befüllt werden laut Workday ausgeblendete Felder sowie die Felder für Sprachen und Kenntnisse (Workday-Doku: Concept: Resume Parsing).

Für dich heißt das: Selbst wenn das Auslesen gut klappt, sind manche Felder leer und müssen von Hand ausgefüllt werden. Bei anderen Systemen ist es ähnlich, die Details hängen von Software und Einstellung des Unternehmens ab. Wie das Auslesen technisch abläuft, erklärt der Artikel ATS-Parser: So liest die Software deinen Lebenslauf.

Warum du die Felder prüfen musst

Ein Parser rät. Er muss aus einem frei gestalteten Dokument erkennen, was ein Name, ein Arbeitgeber oder ein Datum ist. Je klarer dein Lebenslauf aufgebaut ist, desto besser gelingt das, aber fehlerfrei ist es nie. Und nach dem Absenden kannst du das Profil meist nicht mehr ändern. Typische Folgen ungeprüfter Felder:

• Eine Station fehlt, weil sie im Lebenslauf in einer Tabelle stand.
• Arbeitgeber und Jobtitel sind vertauscht.
• Zeiträume stimmen nicht, etwa weil nur Jahreszahlen angegeben waren.
• Im Feld „Beschreibung“ steht Text aus einer anderen Station.
• Die Telefonnummer fehlt, weil sie in der Kopfzeile stand.

Die Felder im Überblick

Geh das Formular von oben nach unten durch. Diese Bereiche brauchen die meiste Aufmerksamkeit.

Persönliche Daten

• Vorname und Nachname: richtig getrennt? Doppelnamen und Titel landen gerne im falschen Feld. Akademische Titel gehören, wenn es ein eigenes Feld gibt, dorthin.
• E-Mail und Telefon: vollständig, ohne Leerzeichen am Ende, Telefonnummer mit Ländervorwahl wie +43 oder +49.
• Adresse: Postleitzahl, Ort und Land im richtigen Feld. Österreichische Postleitzahlen haben vier Stellen, deutsche fünf.

Berufserfahrung

• Anzahl der Stationen: Zähle nach. Fehlt eine, füge sie von Hand hinzu.
• Jobtitel und Arbeitgeber: jeweils im richtigen Feld, ohne Ort oder Datum im Namen.
• Von und Bis: Monat und Jahr prüfen. Für die aktuelle Stelle das Kästchen „Ich arbeite derzeit hier“ oder Ähnliches setzen, statt ein Enddatum stehen zu lassen. Warum Monatsangaben so wichtig sind, steht im Artikel Datumsformat im Lebenslauf.
• Beschreibung: Gehört der Text zu dieser Station? Ist er vollständig oder mitten im Satz abgeschnitten?

Ausbildung

• Schule oder Hochschule, Abschluss, Fachrichtung: oft in einem einzigen Feld zusammengeworfen. Trenne sie, wenn das Formular eigene Felder hat.
• Abschlussjahr: Bei laufender Ausbildung das voraussichtliche Ende eintragen, wenn das Formular danach fragt.

Sprachen und Kenntnisse

Diese Felder sind bei Workday laut Doku nicht automatisch befüllt. Auch in anderen Portalen bleiben sie oft leer. Trage Sprachen mit Niveau ein, am besten nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen, also etwa „Englisch C1“. Bei Kenntnissen wählst du aus einer Liste oder tippst die Begriffe ein. Nimm die Schreibweise, die auch in der Stellenanzeige steht.

Sieben Schritte durchs Formular

1. Halte deinen Lebenslauf geöffnet, am besten auf einem zweiten Bildschirm oder ausgedruckt daneben.
2. Lade den Lebenslauf hoch und warte, bis das Formular befüllt ist.
3. Prüfe jede Seite des Formulars von oben nach unten gegen den Lebenslauf. Nicht überfliegen, sondern Feld für Feld.
4. Korrigiere direkt im Formular. Nicht neu hochladen in der Hoffnung, dass es beim zweiten Mal besser klappt: Bei gleicher Datei ist das Ergebnis in der Regel dasselbe. Je nach Portal können Einträge doppelt entstehen.
5. Lösche leere oder doppelte Einträge, die beim Auslesen entstanden sind.
6. Fülle die leeren Pflichtfelder aus, etwa Sprachen, Kenntnisse, Gehaltsvorstellung oder Verfügbarkeit.
7. Nutze die Zusammenfassung vor dem Absenden, falls es eine gibt, für einen letzten Blick.

Plane für ein Formular mit Vorausfüllung trotzdem 15 bis 30 Minuten ein. Die Zeit lohnt sich, weil das Profil oft länger in der Datenbank bleibt als die eine Bewerbung.

Ein Konto, viele Bewerbungen

In vielen Portalen legst du beim ersten Mal ein Kandidatenkonto an. Bewirbst du dich später wieder beim selben Unternehmen, sind deine Daten schon da. Prüf sie trotzdem jedes Mal: Eine neue Station oder eine neue Telefonnummer übernimmt das Konto nicht von selbst. Je nach System ist das Konto an das jeweilige Unternehmen gebunden. Dann legst du bei jedem Arbeitgeber ein eigenes an und prüfst die Daten jedes Mal neu.

Weniger korrigieren: den Lebenslauf vorher vorbereiten

Je sauberer der Lebenslauf aufgebaut ist, desto weniger musst du nachher im Formular reparieren. Die wichtigsten Punkte:

• einspaltiges Layout, keine Tabellen und Textrahmen
• Kontaktdaten im Textkörper statt in der Kopfzeile
• Standard-Überschriften wie „Berufserfahrung“ und „Ausbildung“
• Zeiträume einheitlich als MM/JJJJ
• Jobtitel und Arbeitgeber jeweils in einer eigenen Zeile

Mit dem kostenlosen ATS-Check siehst du in wenigen Sekunden, ob dein Lebenslauf diese Punkte erfüllt. Die Prüfung läuft in deinem Browser, die Datei wird nicht hochgeladen.

So prüfst du dich selbst

Nach dem Absenden bekommst du meist eine Bestätigungsmail. Manche Portale zeigen dir dein Profil danach noch an. Wirf einen Blick darauf: So siehst du, was der Recruiter sieht. Fällt dir ein Fehler erst jetzt auf, hilft oft eine kurze, sachliche Mail an die angegebene Kontaktperson mit der richtigen Angabe, etwa: „Beim Hochladen ist im Profil meine Station bei der Beispiel GmbH verloren gegangen. Ich war dort von 04/2019 bis 08/2022 als Disponentin tätig. Der vollständige Lebenslauf liegt der Bewerbung bei.“