Bewerbung über Personio: Lebenslauf und Formular richtig vorbereiten

Personio ist eine Personalsoftware, die viele kleine und mittlere Unternehmen in Österreich und Deutschland auch für das Recruiting nutzen. Du erkennst sie oft schon an der Adresse der Stellenanzeige: Steht dort jobs.personio.de, läuft deine Bewerbung über Personio. Das Bewerbungsformular ist meist kurz. Umso wichtiger ist, was dein hochgeladener Lebenslauf im System auslöst.

Was Personio mit deinem Lebenslauf macht

Personio bietet Unternehmen eine Funktion für CV-Parsing an. In der offiziellen Hilfe steht, dass Personio die Informationen aus einem hochgeladenen Lebenslauf in das Bewerbendenprofil überträgt, wenn das Unternehmen die Funktion aktiviert hat (Personio-Hilfe: CV-Parsing für Bewerbendenprofile). Dafür nutzt Personio die Software des Anbieters Textkernel.

Laut dieser Hilfe werden unter anderem diese Angaben ausgelesen:

• Vorname und Nachname
• Ort
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• aktueller Arbeitgeber und aktuelle Rollenbezeichnung
• Berufserfahrung in Jahren
• öffentliches Profil, etwa ein Link zu LinkedIn

Recruiter können diese Angaben in der Bewerbungsliste als Spalten anzeigen und danach filtern, zum Beispiel nach dem aktuellen Arbeitgeber. Das heißt für dich: Was der Parser aus deinem Lebenslauf liest, prägt den ersten Eindruck in der Übersicht. Ob das CV-Parsing bei einem bestimmten Unternehmen eingeschaltet ist, siehst du von außen nicht. Bereite deinen Lebenslauf deshalb so vor, als würde er ausgelesen.

Was das Auslesen laut Personio stört

Besonders hilfreich ist die Liste, die Personio selbst unter der Frage „Warum funktioniert das CV-Parsing nicht?“ veröffentlicht. Personio nennt dort unter anderem:

• Der Lebenslauf ist nicht als PDF oder DOCX gespeichert.
• Name oder E-Mail-Adresse stecken in einem Bild oder einer Grafik, oder die ganze Bewerbung ist eine Bilddatei wie PNG oder JPEG.
• Der Lebenslauf ist nur ein Scan und kein „natives“ PDF.
• Wichtige Angaben stehen in der Kopf- oder Fußzeile.
• Angaben sind in einer Tabelle oder in mehreren Spalten dargestellt.
• Die Schriftgröße ist 8 pt oder kleiner.
• Es werden ungewöhnliche Schriftstile wie erweiterte Abstände oder Kapitälchen verwendet.
• Statt Text werden Grafiken verwendet, etwa Logos von Firmen oder Hochschulen.
• Kompetenzen werden grafisch dargestellt, zum Beispiel als Balken.

Außerdem nennt Personio vorgefertigte Vorlagen, etwa aus Microsoft Word, als möglichen Grund. Solche Vorlagen arbeiten oft mit Tabellen, Textfeldern und Spalten. Als Erklärung schreibt Personio, dass die Funktion Lebenslaufdateien in reinen Text umwandelt, um Informationen herauszulesen. Alles, was nicht als normaler Text im Hauptteil steht, ist also gefährdet.

Diese Liste deckt sich mit den Grundregeln, die für fast jedes ATS gelten. Du findest sie zusammengefasst im Artikel ATS-konformer Lebenslauf.

So bereitest du deinen Lebenslauf für Personio vor

1. Format: Speichere deinen Lebenslauf als DOCX oder als PDF, das du direkt aus Word oder Google Docs exportiert hast. Kein Scan, kein Foto, kein altes .doc.
2. Kontaktdaten in den Textkörper: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Wohnort gehören als normaler Text an den Anfang der ersten Seite, nicht in die Kopfzeile. Wie du sie umziehst, zeigt der Artikel Kontaktdaten in der Kopfzeile.
3. Einspaltig aufbauen: Keine Seitenleiste, keine Tabelle für den Werdegang, keine Textfelder.
4. Aktuelle Station oben: Personio liest den aktuellen Arbeitgeber und die aktuelle Rollenbezeichnung aus. Beginne den Werdegang deshalb mit deiner aktuellen oder letzten Station und schreib Jobtitel und Arbeitgeber jeweils in eine eigene, klare Zeile.
5. Zeiträume vollständig: Gib jede Station mit Monat und Jahr an, also 03/2021 – heute. Aus den Zeiträumen ergibt sich die Berufserfahrung in Jahren. Mehr dazu im Artikel Datumsformat im Lebenslauf.
6. Lesbare Schrift: Mindestens 10 pt im Fließtext, keine Kapitälchen und keine gesperrte Schrift für Überschriften oder deinen Namen.
7. Text statt Grafik: Kenntnisse und Sprachen als Text mit Niveau, keine Balken und Sterne. Logos von Arbeitgebern oder Hochschulen weglassen.
8. LinkedIn-Link ausschreiben: Schreib die Adresse vollständig als Text, etwa linkedin.com/in/vorname-nachname, statt nur ein Symbol mit Link zu setzen.

Ein Beispiel für einen Kopfbereich, aus dem der Parser Name, Ort, Telefon, E-Mail und Profil-Link sicher holt:

Maria Huber
4020 Linz
+43 664 123 45 67
maria.huber@example.com
linkedin.com/in/maria-huber

Und ein typischer Fehler bei der aktuellen Station: „Seit 2021 im Kundenservice der Muster GmbH tätig, davor diverse Stationen.“ Daraus kann kein System Arbeitgeber, Rollenbezeichnung und Zeitraum trennen. Schreib Jobtitel, Arbeitgeber und Zeitraum in je eine eigene Zeile.

Ein Beispiel für einen sauberen Einstieg in den Werdegang:

Berufserfahrung
Teamleitung Kundenservice
Muster GmbH, Linz
03/2021 – heute

Das Bewerbungsformular

Welche Felder im Formular stehen, legt jedes Unternehmen selbst fest. Neben Name, E-Mail-Adresse und Lebenslauf fragen manche Unternehmen zusätzlich nach Gehaltsvorstellung, frühestem Eintrittstermin, Anschreiben oder weiteren Dokumenten. Füll Pflichtfelder vollständig aus, auch wenn die Angabe schon im Lebenslauf steht. Das Formular und der ausgelesene Lebenslauf sind getrennte Datenquellen. Recruiter sehen beides.

Achte darauf, dass die Angaben übereinstimmen. Steht im Formular eine andere E-Mail-Adresse oder Telefonnummer als im Lebenslauf, entstehen im Profil widersprüchliche Daten. Nutze überall dieselbe Schreibweise. Ein typischer Fehler: im Lebenslauf „+43 664 123 45 67“, im Formular „0664/1234567“. Für einen Menschen ist das dieselbe Nummer, im Profil stehen zwei. Besser: Du kopierst die Nummer aus dem Lebenslauf ins Formular.

Lädst du mehrere Dokumente hoch, wähle beim Lebenslauf das Feld, das ausdrücklich für den Lebenslauf gedacht ist. Ein Sammel-PDF mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen in einer Datei ist für das Auslesen ungünstig, weil der Parser dann nicht weiß, wo der Lebenslauf beginnt.

Dateigröße und Dateiname

Für das manuelle Hochladen durch Recruiter nennt Personio eine maximale Dateigröße von 10 MB pro Dokument. Welche Grenze im Bewerbungsformular eines Unternehmens gilt, kann davon abweichen. Ein Lebenslauf aus Word mit einem Foto liegt meist deutlich darunter. Ist deine Datei größer, stecken oft hochauflösende Bilder darin. Benenne die Datei eindeutig, zum Beispiel Vorname_Nachname_Lebenslauf.pdf.

So prüfst du deinen Lebenslauf vorab

Lade deinen Lebenslauf in den kostenlosen ATS-Check, bevor du ihn bei Personio hochlädst. Der Check prüft viele der Punkte aus Personios Liste: ob die Datei eine Textebene hat, ob Kontaktdaten in Kopf- oder Fußzeile stehen, ob Tabellen, Textfelder oder ein mehrspaltiges Layout vorhanden sind und ob die Standard-Überschriften erkannt werden. Die Datei verlässt dabei dein Gerät nicht. Jedes Unternehmen richtet Personio etwas anders ein, die Grundlagen sind aber überall gleich.