Bewerbung über softgarden: worauf du beim Lebenslauf achten solltest

softgarden ist ein Bewerbermanagement-System, das vor allem mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum einsetzen. Für dich als Bewerberin oder Bewerber sieht es meist so aus: Du klickst in der Stellenanzeige auf „Jetzt bewerben“, landest in einem Formular, lädst deinen Lebenslauf hoch und ergänzt ein paar Angaben. Was im Hintergrund mit deinem Lebenslauf passiert, beschreibt softgarden in seiner offiziellen Hilfe.

Was softgarden mit deinem Lebenslauf macht

softgarden bietet Unternehmen eine Funktion für CV-Parsing an. Laut der Hilfe erkennt sie Inhalte aus einem hochgeladenen Lebenslauf, strukturiert sie und überträgt sie in die passenden Felder des Bewerberprofils (softgarden-Hilfe: CV-Parsing). Genannt werden unter anderem:

• Name
• Kontaktdaten
• Berufserfahrung
• Ausbildung

Der Ablauf ist laut softgarden so: Du lädst im Bewerbungsformular deinen Lebenslauf hoch, das System liest die Inhalte automatisch aus und übernimmt die erkannten Daten in strukturierter Form ins Profil. Dein Original-Lebenslauf bleibt zusätzlich als Datei gespeichert. Recruiter sehen also beides: die ausgelesenen Felder und deine Datei.

Wie ein Parser dabei im Einzelnen vorgeht, erklärt der Artikel Wie ein ATS-Parser deinen Lebenslauf liest.

Nicht jedes Unternehmen nutzt das Auslesen

Das CV-Parsing ist bei softgarden ein Zusatzmodul, das ein Unternehmen erst aktivieren muss. In der Hilfe steht außerdem: Ist das Modul für ein Unternehmen nicht aktiviert, steht das CV-Parsing für dessen Stellen nicht zur Verfügung. Das entsprechende Upload-Feld wird dann nicht angezeigt. Du kannst also auf zwei softgarden-Formulare treffen, die unterschiedlich arbeiten. Bei einem füllt dein Lebenslauf das Profil, beim anderen tippst du mehr selbst ein.

Für deine Vorbereitung ändert das wenig. Ein sauber aufgebauter Lebenslauf funktioniert in beiden Fällen. Auch ohne Parsing lesen Menschen und Suchfunktionen deine Datei.

Was bewusst nicht ausgelesen wird

Ein Detail aus der softgarden-Hilfe ist für dich wichtig: Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen werden die E-Mail-Adresse und Angaben zu einer Schwerbehinderung nicht aus dem Lebenslauf ausgelesen.

Das heißt praktisch:

• Trag deine E-Mail-Adresse im Formular sorgfältig ein. Sie kommt dort nicht automatisch aus dem Lebenslauf.
• Prüf die Adresse zweimal. Ein Tippfehler bedeutet, dass dich Eingangsbestätigung, Rückfragen und Einladungen nicht erreichen. Aus „maria.huber@gmx.at“ wird schnell „maria.hubr@gmx.at“. Das merkt keiner.
• Nutze im Formular dieselbe Adresse wie im Lebenslauf, damit die Angaben zusammenpassen.

Ob und wo du eine Schwerbehinderung oder Gleichstellung angibst, entscheidest du selbst. Manche Unternehmen fragen dafür in einem eigenen, freiwilligen Formularfeld.

Nur den Lebenslauf hochladen

softgarden schreibt in der Hilfe ausdrücklich, dass in das Feld für das CV-Parsing ausschließlich Lebensläufe hochgeladen werden dürfen und Kompendiumsdateien nicht unterstützt werden. Eine Kompendiumsdatei ist eine Sammel-PDF mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Zertifikaten in einer Datei.

Für dich heißt das:

1. Lebenslauf als eigene Datei, nur der Lebenslauf.
2. Anschreiben, Zeugnisse und Zertifikate in die dafür vorgesehenen Felder, falls das Formular sie anbietet.
3. Bietet das Formular nur ein einziges Upload-Feld für weitere Dokumente, fasse dort Zeugnisse zusammen, aber nicht den Lebenslauf.

Benenne die Dateien so, dass Recruiter sie ohne Öffnen zuordnen können. So sieht ein sauberer Satz Dateien aus:

Huber_Maria_Lebenslauf.pdf
Huber_Maria_Anschreiben.pdf
Huber_Maria_Zeugnisse.pdf

Der typische Fehler ist eine einzige Datei namens Bewerbung.pdf mit 14 Seiten im CV-Feld. Der Parser beginnt beim Anschreiben, hält den Briefkopf des Unternehmens womöglich für deine Adresse und findet den Werdegang erst auf Seite drei. Trenn die Dateien vor dem Hochladen, das kostet zwei Minuten.

Was die Genauigkeit beeinflusst

Laut softgarden kann die Genauigkeit des CV-Parsings je nach Sprache, Formatierung und Aufbau des Lebenslaufs variieren. Was das konkret bedeutet, gilt für fast jedes System:

• Aufbau: Einspaltig, ohne Seitenleiste. Spalten bringen die Lesereihenfolge durcheinander. Warum, steht im Artikel Zweispaltiger Lebenslauf und ATS.
• Formatierung: Keine Tabellen, keine Textfelder, keine Kontaktdaten in der Kopfzeile. Text statt Grafiken, Icons und Balken.
• Überschriften: Standardbegriffe wie „Berufserfahrung“, „Ausbildung“, „Kenntnisse“ und „Sprachen“, damit Werdegang und Ausbildung im richtigen Feld landen.
• Zeiträume: Jede Station mit Monat und Jahr, also 09/2019 – 02/2023.
• Sprache: Lebenslauf und Bewerbung in der Sprache der Stellenanzeige. Mischungen aus Deutsch und Englisch innerhalb einer Datei machen es der Software schwerer.

Ein Beispiel für eine Station, die ein Parser gut zuordnen kann:

Projektassistenz
Beispiel AG, Graz
09/2019 – 02/2023
- Terminplanung und Dokumentation für drei Bauprojekte
- Abstimmung mit externen Planungsbüros

Nach dem Hochladen: Felder prüfen

Werden im Formular nach dem Hochladen Felder vorausgefüllt, geh sie vor dem Absenden einzeln durch. Achte besonders auf:

• Name: Vor- und Nachname im richtigen Feld, keine akademischen Titel im Vornamen.
• Telefonnummer: vollständig, mit Ländervorwahl, wenn du dich aus dem Ausland bewirbst.
• Stationen: richtige Reihenfolge, Arbeitgeber und Jobtitel nicht vertauscht, Zeiträume vollständig.
• Ausbildung: Abschluss und Schule nicht in der Berufserfahrung gelandet.

Fehlt etwas oder steht etwas falsch, korrigiere es direkt im Formular. Das dauert ein paar Minuten und sorgt dafür, dass dein Profil in der Übersicht vollständig aussieht.

Andere Wege der Bewerbung

softgarden kennt laut seiner Hilfe weitere Wege, auf denen Bewerbungen ins System kommen, etwa die Funktion „Mit LinkedIn bewerben“, die ein Unternehmen einrichten kann, oder Bewerbungen per E-Mail, die das Unternehmen ins System weiterleitet. Welche Wege angeboten werden, entscheidet das Unternehmen. Bewirbst du dich über LinkedIn, prüf vorher, ob dein Profil aktuell ist und zu deinem Lebenslauf passt.

So prüfst du deinen Lebenslauf vorab

Lade deinen Lebenslauf in den kostenlosen ATS-Check, bevor du ihn bei softgarden hochlädst. Der Check liest die Datei in deinem Browser aus und zeigt, ob mehrspaltige Layouts, Tabellen, Textfelder oder Kontaktdaten in der Kopfzeile das Auslesen stören, ob die Standard-Überschriften erkannt werden und ob deine Zeiträume vollständig sind. Die Datei verlässt dabei dein Gerät nicht. Die Grundregeln für jedes Portal findest du im Artikel ATS-konformer Lebenslauf.