Schriften, Sonderzeichen und Icons: Was im ATS verloren geht

Ein Telefonhörer vor der Nummer, ein Briefumschlag vor der E-Mail-Adresse, eine schmale Designschrift für die Überschriften: So sehen viele moderne Lebenslauf-Vorlagen aus. Für das Auge ist das schön. Für ein Bewerbermanagement-System, das deinen Lebenslauf in reinen Text umwandelt, ist es oft ein Rätsel.

Was ein ATS von deiner Schrift sieht

Ein ATS interessiert sich nur für die Zeichen hinter der Schrift, ihr Aussehen ist ihm egal. Beim Einlesen wird der Text aus der Datei geholt und weiterverarbeitet. Personio schreibt in seiner Hilfe zum CV-Parsing, dass die Funktion Lebenslaufdateien in reinen Text umwandelt. Als Störfaktoren nennt Personio unter anderem eine Schriftgröße von 8 pt oder kleiner sowie ungewöhnliche Schriftstile wie erweiterte Abstände oder Kapitälchen (Personio-Hilfe: CV-Parsing für Bewerbendenprofile).

Probleme entstehen vor allem dann, wenn das, was du siehst, nicht zu den Zeichen passt, die in der Datei gespeichert sind. Das passiert häufiger, als man denkt.

Icons: hübsch, aber oft ohne Inhalt

Icons in Lebenslauf-Vorlagen kommen meist auf eine dieser drei Arten in die Datei:

1. Als Bild oder Grafik: Das ATS sieht hier gar nichts. Das ist harmlos, solange neben dem Icon der echte Text steht.
2. Als Zeichen aus einer Symbolschrift: Das Icon ist technisch ein Buchstabe, der in einer speziellen Schrift wie ein Telefon aussieht. Beim Auslesen kommt statt des Telefons ein beliebiges Zeichen heraus, zum Beispiel ein Buchstabe, ein Kästchen oder ein Fragezeichen.
3. Als Teil eines Textfelds oder einer Tabelle: Dann hängt alles davon ab, ob das System den Rahmen überhaupt liest.

Kritisch wird es, wenn das Icon den Text ersetzt. Steht vor der Telefonnummer nur ein Hörer-Symbol und nicht das Wort „Telefon“, ist das kein Problem, solange die Nummer selbst als Text dasteht. Steht aber zum Beispiel ein LinkedIn-Logo mit hinterlegtem Link und die Adresse ist nirgends ausgeschrieben, kommt beim ATS nichts an.

Meine Regel für Icons: Sie dürfen bleiben, wenn der Text daneben vollständig ist. Sicherer ist es, sie ganz wegzulassen oder durch kurze Wörter zu ersetzen:

Telefon: +43 664 123 45 67
E-Mail: vorname.nachname@example.com
LinkedIn: linkedin.com/in/vorname-nachname

Wie du den Kopfbereich insgesamt aufbaust, steht im Artikel Kontaktdaten im Lebenslauf ATS-sicher angeben. Suchst du eine Gestaltung, die ohne Symbolschriften auskommt, findest du einspaltige Muster unter den Lebenslauf-Vorlagen.

Sonderzeichen und Aufzählungszeichen

Auch normale Sonderzeichen können beim Auslesen verändert werden. Typische Kandidaten:

• Ausgefallene Aufzählungszeichen wie Pfeile, Häkchen oder Sterne aus Symbolschriften. Nimm den Standardpunkt aus der Aufzählungsfunktion von Word.
• Ligaturen in Designschriften, bei denen zum Beispiel „fi“ oder „fl“ als ein gemeinsames Zeichen gespeichert sind. Beim Kopieren aus dem PDF kann daraus ein Sonderzeichen werden. Aus „Zertifikat“ wird ein Wort, das keine Suche mehr findet.
• Schmuckzeichen als Trenner, etwa Rauten oder senkrechte Striche zwischen Kontaktdaten. Ein einfacher senkrechter Strich | oder ein Zeilenumbruch ist sicherer.
• Umlaute und ß: In üblichen Schriften kein Problem. Bei manchen Designschriften fehlen sie aber, dann ersetzt das Programm sie durch eine andere Schrift oder ein leeres Kästchen.

Die richtige Schrift wählen

Du brauchst keine langweilige Schrift, aber eine robuste. Achte auf diese Punkte:

• Verbreitete Schriften wie Arial, Calibri, Aptos, Garamond, Georgia oder Verdana. Sie sind auf fast jedem Rechner vorhanden und haben alle deutschen Sonderzeichen.
• Keine Schreibschrift und keine Schmuckschrift für Text, der ausgelesen werden soll. Für deinen Namen als große Überschrift ist eine Designschrift möglich, solange der Name auch als normaler Text dasteht.
• Schriftgröße: Fließtext ab 10 pt, besser 10,5 bis 11 pt. Kleingedrucktes unter 9 pt ist auch für Menschen schwer lesbar.
• Keine Kapitälchen und keinen gesperrten Text für wichtige Inhalte, wie es auch die Personio-Hilfe nennt.
• Höchstens zwei Schriften im ganzen Dokument, eine für Überschriften, eine für den Text.

Schriften einbetten, wenn du Word verschickst

Schickst du deinen Lebenslauf als Word-Datei, wird er auf dem Rechner des Empfängers mit dessen Schriften angezeigt. Fehlt dort deine Schrift, ersetzt Word sie durch eine andere. Zeilenumbrüche oder Seiten verschieben sich. Microsoft beschreibt, wie du Schriften in die Datei einbettest: unter Datei > Optionen > Speichern das Kästchen „Schriftarten in der Datei einbetten“ aktivieren. Nicht jede Schrift lässt sich einbetten, das legt der Hersteller der Schrift fest (Microsoft-Support: Vorteile des Einbettens benutzerdefinierter Schriftarten).

Für das ATS selbst ist das Einbetten weniger wichtig, weil es ohnehin nur den Text liest. Es hilft aber dem Menschen, der deine Datei danach öffnet. Ob du besser Word oder PDF hochlädst, erklärt der Artikel Lebenslauf als PDF oder Word.

Im PDF nachsehen, welche Schriften drin sind

Beim Export als PDF aus Word oder Google Docs werden die Schriften normalerweise mitgespeichert. In Adobe Acrobat oder im kostenlosen Acrobat Reader siehst du das unter Dokumenteigenschaften, Registerkarte „Schriften“ (Adobe-Hilfe: PDF-Schriftarten). Stehen dort Symbolschriften, die du nicht bewusst gewählt hast, stammen sie meist von Icons oder Aufzählungszeichen der Vorlage.

So baust du deine Vorlage um

1. Öffne die Vorlage in Word und schalte unter Start die Formatierungszeichen ein, damit du Symbole und Rahmen siehst.
2. Ersetze Icons vor Kontaktdaten durch kurze Wörter wie „Telefon“ und „E-Mail“ oder lösche sie.
3. Markiere alle Aufzählungen und wähle in der Aufzählungsfunktion den einfachen Punkt.
4. Stelle Fließtext auf eine verbreitete Schrift in 10,5 oder 11 pt um, am schnellsten über die Formatvorlage Standard.
5. Entferne Kapitälchen und gesperrte Abstände unter Schriftart > Erweitert.
6. Speichere als DOCX und exportiere zusätzlich ein PDF.

So prüfst du das Ergebnis

Öffne das PDF, markiere den ganzen Text mit Strg + A, kopiere ihn und füge ihn in einen einfachen Editor ein. Stehen dort Kästchen, Fragezeichen oder fremde Buchstaben vor deinen Kontaktdaten, sind noch Symbolzeichen drin. Such außerdem mit Strg + F nach einem Wort mit „fi“ oder „fl“, etwa deinem Beruf oder einem Zertifikat. Findet die Suche es nicht, liegt es oft an Ligaturen.

Zum Schluss prüfst du den Lebenslauf mit dem kostenlosen ATS-Check. Er zeigt dir unter anderem, ob Grafiken im Dokument stecken, ob Kontaktdaten im Textkörper erkannt werden und ob das Layout einspaltig ist.